พอร้านโตขึ้น จะมีคนแนะนำให้ทำ ERP ทั้งระบบ ซึ่งเป็นทางที่แพงที่สุดและพังบ่อยที่สุด
ทางที่ไปรอดคือทำทีละโมดูล โดยเริ่มจากจุดที่เจ็บที่สุด
สไลด์ 1 — อย่าเริ่มจาก ERP ทั้งบริษัท
เริ่มจากทั้งบริษัท ใหญ่ ซับซ้อน ใช้ยาก และมักจบที่ระบบที่ไม่มีใครใช้ เพราะทุกแผนกต้องเปลี่ยนวิธีทำงานพร้อมกัน
เริ่มจากปัญหาเล็กที่กระทบงานจริง แก้ทีละจุด ใช้งานได้จริง วัดผลได้
สูตรคือ 1 ปัญหา → 1 Workflow → 1 Module
สไลด์ 2 — หนึ่งปัญหา เท่ากับหนึ่งโมดูล
ตัวอย่างที่เห็นภาพ ปัญหาคือลูกค้าที่สนใจหลุดมือ ลืมติดตาม และไม่รู้ว่าใครรับผิดชอบ
เขียนเป็นลำดับงานสี่ขั้น คือรับรายชื่อ แจกให้พนักงาน ติดตาม แล้วปิดการขาย
จากนั้นทำเป็นโมดูลเดียวที่มีสามอย่างพอ คือรับรายชื่อ แจ้งเตือนติดตาม และดูสถานะทั้งหมด
เริ่มจากสิ่งที่จำเป็นก่อน ไม่ต้องทำทุกอย่างพร้อมกัน
สไลด์ 3 — แยกเป็นโมดูลตามแผนก
โมดูลที่ธุรกิจส่วนใหญ่มี คือการตลาด การขาย คำสั่งซื้อ คลังสินค้า การเงิน และงานบุคคล
แต่ละโมดูลต้องทำงานได้เองก่อน แล้วค่อยเชื่อมกันภายหลัง วิธีเลือกว่าจะทำอันไหนก่อนคือ เลือกโมดูลที่เจ็บที่สุด ใช้จริง วัดผล แล้วค่อยสร้างต่อ
ลองทำเลย
ให้คะแนนความเจ็บของแต่ละแผนกจาก 1 ถึง 5 โดยดูจากสองข้อ คือเสียเวลาต่อสัปดาห์เท่าไหร่ และพลาดแล้วเสียเงินเท่าไหร่ ตัวที่คะแนนรวมสูงสุดคือโมดูลแรก
สไลด์ 4 — เชื่อมกันด้วยชั้นกลาง
เมื่อมีหลายโมดูล ให้เชื่อมผ่านชั้นกลางที่คุยกันด้วย API, Webhook หรือ Event แทนที่จะให้แต่ละโมดูลยิงหากันตรง ๆ ทุกทิศ
ส่วน AI เข้ามาใช้งานระบบผ่าน MCP อีกทางหนึ่ง (รายละเอียดอยู่ใน บทที่ 21 API & MCP)
จำหลักไว้ว่า ระบบคุยกับระบบใช้ API ส่วน AI คุยกับระบบใช้ MCP
สไลด์ 5 — ผู้บริหารก็คือหนึ่งโมดูล
เจ้าของกิจการไม่ต้องเห็นทุกหน้าจอ แต่ต้องเห็นสามอย่าง
- สถานการณ์ ยอดขายวันนี้ ลูกค้าใหม่ เงินสดคงเหลือ
- สิ่งที่ผิดปกติ ของใกล้หมด ลูกหนี้เกินกำหนด ค่าใช้จ่ายผิดปกติ
- สิ่งที่ต้องตัดสินใจ รออนุมัติส่วนลด รออนุมัติสั่งซื้อ งานที่รอจัดสรร
หน้าจอที่ดีของผู้บริหารคือหน้าที่เปิดแล้วรู้ว่าวันนี้ต้องทำอะไรต่อ ไม่ใช่หน้าที่มีกราฟเยอะที่สุด
ลองทำเลย
เขียนสามช่องนี้ของร้านเราลงกระดาษ ช่องละสามบรรทัด แล้วส่งให้ AI ทำเป็นหน้าเดียวที่เปิดจากมือถือได้ นั่นคือโมดูลผู้บริหารรุ่นแรกของเรา
เช็คลิสต์ก่อนไปบทถัดไป
- เลือกโมดูลแรกที่เจ็บที่สุดได้แล้ว
- เขียนลำดับงานของโมดูลนั้นออกมาเป็นขั้น ๆ ได้
- เข้าใจว่าทำไมต้องมีชั้นกลางแทนการต่อกันตรง ๆ ทุกทิศ
- รู้ว่าหน้าจอผู้บริหารต้องมีสามช่องอะไรบ้าง