บทที่ 35 เอา AI มาใช้กับร้านเรา ไล่ให้เห็นสี่หมุดของร้านไปแล้ว บทนี้ลงลึกที่หมุดที่กินเวลาที่สุด คืองานหลังบ้าน
งานพวกนี้ไม่ยากเลย แต่กินเวลาทุกวัน และเป็นงานที่ถ้าไม่มีระบบ จะพังตอนร้านโตพอดี
สไลด์ 1 — สามงานที่กินเวลาเจ้าของร้านทุกวัน
- ทำใบเสนอราคา พิมพ์ใหม่ทุกครั้ง ทั้งที่รายการเดิม ราคาเดิม เปลี่ยนแค่ชื่อลูกค้า
- ตามลูกค้าเก่า จำไม่ได้ว่าคุยถึงไหน ใครยังไม่ตอบ ใครส่งใบเสนอราคาไปแล้วสองสัปดาห์
- นับสต๊อก รู้ว่าของหมดตอนลูกค้าสั่งแล้ว ซึ่งสายไปแล้ว
สามงานนี้มีจุดร่วมกันคือข้อมูลมีอยู่แล้ว แค่ไม่ได้อยู่ในที่เดียวกัน อยู่ในหัวเราบ้าง ในแชทบ้าง ในสมุดบ้าง
สไลด์ 2 — ระบบที่ควรได้ หน้าตาแบบนี้
หน้าเดียวที่แบ่งเป็นสามส่วน
- ฝั่งซ้าย รายชื่อลูกค้า พร้อมป้ายสถานะว่าอยู่ขั้นไหน ส่งใบเสนอราคาแล้ว รอตอบกลับ หรือปิดการขายแล้ว
- ตรงกลาง ใบเสนอราคา เลือกลูกค้า เลือกรายการสินค้า แล้วกดออกใบได้เลย ไม่ต้องพิมพ์หัวใหม่
- ฝั่งขวา ตารางสต๊อก ของที่ใกล้หมดขึ้นแถบสีให้เห็นก่อนที่ลูกค้าจะสั่ง
จุดที่ทำให้ระบบนี้คุ้มจริง คือตัดสต๊อกอัตโนมัติเมื่อปิดการขาย เพราะนั่นคือจุดที่คนลืมบันทึกมากที่สุด
สไลด์ 3 — คำสั่งที่ก๊อปไปใช้ได้เลย
ทำระบบหลังบ้านให้ร้าน
เก็บรายชื่อลูกค้า พร้อมสถานะว่าคุยถึงไหน
กดสร้างใบเสนอราคาจากรายการสินค้าได้
ตัดสต๊อกอัตโนมัติเมื่อปิดการขาย
ของใกล้หมดให้ขึ้นเตือนสีแดง
เก็บข้อมูลไว้ในฐานข้อมูล เปิดคนละเครื่องก็เห็นเหมือนกันบรรทัดสุดท้ายสำคัญตอนมีคนช่วยงานมากกว่าหนึ่งคน วิธีต่อฐานข้อมูลอยู่ที่ บทที่ 17 Supabase ฐานข้อมูลของร้าน
ลองทำเลย
อย่าเพิ่งทำทั้งสามส่วน เลือกส่วนที่เจ็บที่สุดมาทำก่อนหนึ่งอย่าง
- จับเวลาตัวเองหนึ่งสัปดาห์ ว่าหมดไปกับสามงานนี้อย่างละกี่นาที
- เอางานที่กินเวลามากที่สุดมาทำเป็นระบบก่อน
- ใช้จริงหนึ่งสัปดาห์ แล้วค่อยต่อส่วนที่สอง
การจับเวลาก่อนสำคัญ เพราะหลายคนเดาว่าใบเสนอราคากินเวลาที่สุด แต่พอจับจริงกลับเป็นการตามลูกค้า
สไลด์ 4 — ศัพท์ที่ต้องรู้ในบทนี้
- Quotation ใบเสนอราคา เอกสารบอกราคาและเงื่อนไขก่อนลูกค้าตัดสินใจ
- CRM ระบบดูแลลูกค้า ที่เก็บว่าใครเป็นใคร คุยถึงไหนแล้ว
- Pipeline ท่อการขาย ขั้นตอนที่ลูกค้าเดินผ่านตั้งแต่ทักมาจนจ่ายเงิน
- Stock Movement การเคลื่อนไหวของสต๊อก บันทึกว่าของเข้าออกเมื่อไหร่ เท่าไหร่
ท่อการขายมีค่าตรงที่มันบอกว่าลูกค้าค้างอยู่ขั้นไหนมากที่สุด ถ้าค้างที่ขั้นรอตอบกลับเยอะ แปลว่าปัญหาอยู่ที่ใบเสนอราคาหรือราคา ไม่ใช่ที่จำนวนลูกค้าใหม่
เช็คลิสต์ก่อนไปบทถัดไป
- รู้ว่าสามงานหลังบ้านของร้านเรา อันไหนกินเวลาที่สุดจากการจับเวลาจริง
- มีระบบที่ออกใบเสนอราคาได้โดยไม่ต้องพิมพ์หัวใหม่
- รู้สถานะได้ว่าลูกค้าคนไหนค้างอยู่ขั้นไหน
- สต๊อกถูกตัดอัตโนมัติเมื่อปิดการขาย