บทที่ 23: ให้ AI อ่าน Excel CSV และ PDF

เจ้าของร้านเกือบทุกคนมีข้อมูลอยู่แล้ว แค่มันอยู่ในไฟล์ที่ไม่มีใครเปิด

ไฟล์ยอดขายที่ส่งออกมาจากระบบขาย ใบเสร็จที่สแกนเก็บไว้ รายชื่อลูกค้าในสเปรดชีต ทั้งหมดนี้ให้ AI อ่านแล้วสรุปแทนได้ ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทีละบรรทัด

สไลด์ 1 — ข้อมูลของร้านกองอยู่ในไฟล์ ไม่ได้ถูกใช้

เส้นทางที่เกิดขึ้นจริงในร้านส่วนใหญ่

ขั้นที่ขาดหายไปคือขั้นสุดท้าย ให้ AI อ่านแล้วสรุปให้ ซึ่งใช้เวลาไม่ถึงห้านาทีต่อไฟล์

ชนิดไฟล์	AI อ่านได้แค่ไหน	ต้องระวังอะไร
ไฟล์ตาราง CSV และ Excel	อ่านตรงที่สุด คิดเลขต่อได้ทันที	ชื่อคอลัมน์ต้องชัด อย่ามีหัวตารางซ้อนหลายชั้น
PDF ที่พิมพ์ออกมาจากระบบ	อ่านตัวหนังสือได้ ดึงหัวข้อกับตัวเลขออกมาได้	ตารางที่จัดหน้าซับซ้อน อาจอ่านสลับคอลัมน์
PDF หรือรูปที่ถ่ายมา	เป็นภาพ ต้องอ่านจากภาพ	เลขที่ตัวเล็กหรือถ่ายเบลอ อ่านผิดได้ ต้องตรวจทุกใบ

หลักง่าย ๆ คือ ยิ่งไฟล์เป็นตาราง ยิ่งเชื่อตัวเลขได้มาก ถ้าเลือกได้ ให้ส่งออกจากระบบเป็นไฟล์ตารางเสมอ อย่าถ่ายรูปหน้าจอมาให้อ่าน

ไฟล์ Excel ที่มีหลายชีต ให้บอกด้วยว่าให้อ่านชีตไหน ไม่งั้นมันจะเลือกเอง แล้วเราจะไม่รู้ว่ามันเลือกอันไหน

อ่านไฟล์ยอดขายที่แนบไป
สรุปยอดรวมรายเดือน และบอกว่าเดือนไหนตกผิดปกติ
บอกด้วยว่าเอาตัวเลขมาจากคอลัมน์ไหน
ถ้าข้อมูลไม่ครบ ให้บอกว่าไม่ครบ ห้ามเติมเอง

บรรทัดที่สามคือบรรทัดที่ทำให้ตรวจงานได้ เพราะพอมันบอกว่าเอามาจากคอลัมน์ไหน เราเปิดไฟล์เช็คได้ทันทีว่าใช่คอลัมน์นั้นจริงไหม

เอาไฟล์ยอดขายเดือนล่าสุดของร้านมาหนึ่งไฟล์ แล้วสั่งสามคำถามนี้

คำถามข้อสามคือข้อที่คนไม่ค่อยถาม แต่เป็นข้อที่เจอของผิดบ่อยที่สุด

ยอดรวมต้องตรงกับไฟล์ สุ่มบวกเองหนึ่งรอบด้วยเครื่องคิดเลข ถ้าตรงก็เชื่อที่เหลือได้
ถามกลับว่าเอามาจากแถวไหน ตอบไม่ได้แปลว่าเดา ให้สั่งใหม่และบอกให้อ้างอิงทุกครั้ง
ไฟล์ที่มีชื่อลูกค้าให้ปิดชื่อก่อน เปลี่ยนเป็นลูกค้า A ลูกค้า B ก็พอ เรื่องนี้มีกฎหมายคุมอยู่ ดูที่ บทที่ 46 PDPA ข้อมูลลูกค้าที่ห้ามพลาด

AI อ่านเร็วกว่าเราสิบเท่า แต่คนต้องเป็นคนเซ็นรับ ตัวเลขที่จะเอาไปตัดสินใจเรื่องเงิน ต้องผ่านตาเราอย่างน้อยหนึ่งจุด

หลักการตรวจงาน AI ทั้งหมดอยู่ที่ บทที่ 5 AI พลาดได้ ต้องตรวจทุกครั้ง บทนี้แค่เอามาใช้กับเรื่องไฟล์โดยเฉพาะ